Fachliche Prozessdokumentation¶

Zweck der Solution¶

Die Power-Platform-Solution bmvcc unterstuetzt die Betriebsmittelverwaltung auf Basis von Dataverse, Canvas Apps, Model-Driven Navigation, Bexio-Integration und Power-Automate-Flows.

Die Solution deckt insbesondere diese fachlichen Bereiche ab:

Verwaltung von Geraeten und Betriebsmitteln
Pflege von Artikeln und Herstellern
Verwaltung von Firmen, Kontakten und deren Relationen
Verarbeitung von Pruefberichten und Standortinformationen
Zeiterfassung
Synchronisation ausgewaehlter Stammdaten aus Bexio

Fachliche Kernobjekte¶

Bereich	Tabelle	Fachlicher Zweck
Inventar	`bmvcc_equipmentrecord`	Verwaltung einzelner Geraete und ihres Status
Artikel	`bmvcc_Artikel`	Stammdaten zu Artikeln und Produktinformationen
Hersteller	`bmvcc_Hersteller`	Herstellerstammdaten
Kontakte	`bmvcc_Kontakt`	Personenbezogene Kontakte, insbesondere aus Bexio
Firmen	`bmvcc_firma`	Firmenkontakte und Organisationsdaten
Relationen	`bmvcc_relation`	Geschaeftsbeziehungen zwischen Kontakt und Firma
Pruefungen	`bmvcc_Pruefbericht`	Pruef- und Inspektionsdaten zu Geraeten
Standorte	`bmvcc_organizationlocation`	Standortstammdaten
Zeit	`bmvcc_timetrackingentry`	Zeit- und Aktivitaetserfassung
Steuerung	`bmvcc_syncconfig`	Status und Parameter fuer Synchronisationslaeufe
Fehler	`bmvcc_bexiosyncerror`	Protokollierung technischer oder fachlicher Sync-Fehler

Prozess 1: Betriebsmittel verwalten¶

Zielbild Betriebsmittelverwaltung¶

Geraete und Betriebsmittel sollen zentral erfasst, gepflegt und fachlich mit Artikeln, Herstellern, Standorten und Pruefungen verbunden werden.

Ablauf Betriebsmittelverwaltung¶

Ein Geraet wird in bmvcc_equipmentrecord angelegt oder importiert.
Das Geraet wird einem Artikel zugeordnet.
Hersteller- und Standortinformationen werden ueber Mapping-Flows oder direkte Pflege gesetzt.
Der fachliche Status des Geraets wird gepflegt.
Pruefungen und Pruefberichte werden mit dem Geraet verknuepft.

Nutzen Betriebsmittelverwaltung¶

Zentrale Sicht auf Inventar und Betriebsmittel
Nachvollziehbarkeit von Standort, Hersteller und Artikelbezug
Vorbereitung fuer Pruef- und Wartungsprozesse

Prozess 2: Firmen, Kontakte und Relationen pflegen¶

Zielbild Kontakt- und Firmenpflege¶

Firmen und Personen sollen mit ihren Beziehungen konsistent in Dataverse vorliegen, damit operative Prozesse und Auswertungen darauf aufbauen koennen.

Ablauf Kontakt- und Firmenpflege¶

Firmen und Kontakte werden in Dataverse angelegt oder aus Bexio synchronisiert.
Die Beziehung zwischen Person und Firma wird in bmvcc_relation hergestellt.
Die Daten stehen anschliessend fuer Apps, Navigation und weitere Prozesse zur Verfuegung.

Nutzen Kontakt- und Firmenpflege¶

Einheitliche Stammdatenbasis fuer Kontakte und Firmen
Nachvollziehbare Zuordnung zwischen Personen und Organisationen
Grundlage fuer Synchronisation und Folgeprozesse

Prozess 3: Bexio-Kontakte synchronisieren¶

Zielbild Bexio-Kontaktsynchronisation¶

Kontakte und Firmen aus Bexio sollen regelmaessig nach Dataverse uebernommen und dort aktualisiert werden.

Komponenten Bexio-Kontaktsynchronisation¶

Custom Connector BexioV3
Flow BexioSynchKontakte
Tabellen bmvcc_firma, bmvcc_Kontakt, bmvcc_syncconfig, bmvcc_bexiosyncerror

Ablauf Bexio-Kontaktsynchronisation¶

Der Flow liest die gueltige Konfiguration aus bmvcc_syncconfig.
Ueber den Bexio-Connector werden Kontakte aus Bexio geladen.
Der Flow vergleicht vorhandene Firmen und Kontakte in Dataverse.
Neue Datensaetze werden angelegt, vorhandene aktualisiert.
Laufstatus, Zeitstempel und Fehler werden zurueckgeschrieben.

Nutzen Bexio-Kontaktsynchronisation¶

Reduzierung manueller Doppelpflege
Aktuelle Kontakt- und Firmendaten in Dataverse
Transparenz ueber erfolgreiche und fehlerhafte Laeufe

Prozess 4: Bexio-Relationen synchronisieren¶

Zielbild Bexio-Relationssynchronisation¶

Die Beziehungen zwischen Bexio-Kontakten und Firmen sollen in Dataverse als Relationen abgebildet werden.

Komponenten Bexio-Relationssynchronisation¶

Custom Connector BexioV3
Flow BexioSynchRelation
Tabellen bmvcc_relation, bmvcc_Kontakt, bmvcc_firma, bmvcc_syncconfig, bmvcc_bexiosyncerror

Ablauf Bexio-Relationssynchronisation¶

Der Flow wird taeglich ausgefuehrt.
Er liest Kontakt-Firmen-Beziehungen aus Bexio.
Bereits vorhandene Kontakte und Firmen werden in Dataverse abgeglichen.
Neue Relationen werden angelegt, bestehende aktualisiert.
Fehler werden protokolliert und optional ueber Teams gemeldet.

Nutzen Bexio-Relationssynchronisation¶

Konsistente Abbildung externer Beziehungen im internen Datenmodell
Bessere Nutzbarkeit der CRM-Daten innerhalb der Apps

Prozess 5: Pruefberichte mit Geraeten verknuepfen¶

Zielbild Pruefberichtszuordnung¶

Pruefberichte sollen automatisiert dem richtigen Geraet zugeordnet werden.

Komponenten Pruefberichtszuordnung¶

Tabellen bmvcc_Pruefbericht und bmvcc_equipmentrecord
Flows bmvcc-GeraetePruefberichtMapTabelle und bmvcc-GeraetePruefberichtMapTabelleV2

Ablauf Pruefberichtszuordnung¶

Pruefberichte mit vorhandener Device-ID werden gelesen.
Passende Geraete werden in Dataverse gesucht.
Die Lookup-Beziehung vom Pruefbericht auf das Geraet wird gesetzt.
Erfolgreiche und fehlerhafte Zuordnungen werden gezaehlt.

Nutzen Pruefberichtszuordnung¶

Eindeutige Verbindung von Inspektionsdaten mit Inventardaten
Bessere Rueckverfolgbarkeit von Pruefungen pro Geraet

Prozess 6: Stammdaten-Mapping innerhalb von Dataverse¶

Mehrere manuelle Flows unterstuetzen die Nachpflege oder Migration von Beziehungen innerhalb des Datenmodells.

Flow	Fachlicher Zweck
`bmvcc-GeraeteArtikelMapTabelle`	Artikelbezug auf Geraeten setzen oder korrigieren
`bmvcc-GeraeteStandortMapTabelle`	Standortbezug auf Geraeten setzen oder korrigieren
`bmvcc-HerstellerArtikelMapTabelle2`	Herstellerbezug auf Artikeln setzen oder korrigieren
`bmvcc-HerstellerBusinessunitsetzen`	Besitz-/Zuordnungsdaten fuer Hersteller in Zielumgebung setzen

Prozess 7: Zeiterfassung¶

Zielbild Zeiterfassung¶

Arbeits- und Aktivitaetszeiten von Mitarbeitenden sollen als Dataverse-Datensaetze erfasst werden.

Komponente Zeiterfassung¶

Tabelle bmvcc_timetrackingentry
Haupt-Canvas-App bmvcc

Nutzen Zeiterfassung¶

Operative Zeiterfassung in derselben Plattform wie die Betriebsmittelverwaltung
Potenzielle Grundlage fuer Auswertungen oder Freigabeprozesse

Beteiligte Benutzeroberflaechen¶

App	Rolle
`bmvcc`	Hauptanwendung fuer operative Pflege von Geraeten, Artikeln, Kontakten, Standorten, Pruefberichten und Zeitdaten
`bexiokontakte`	Fokussierte App fuer Firmen- und Relationsdaten im Bexio-Kontext
`test1`	Test- oder Prototyp-Anwendung fuer Geraetedaten

Rollen und Verantwortlichkeiten¶

Die folgende Matrix dokumentiert, wer fuer die Planung, Ausloesung und Aufsicht der einzelnen Prozesse verantwortlich ist:

Prozess	Verursacher/Trigger	Ausloeser-Rolle	Aufsicht/Review	Notwendige Berechtigungen
Betriebsmittel verwalten	Business User, Einkauf, Lager	Datenoperator / Lagerbestaende	Admin vor Batchveraenderung	Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_equipmentrecord`, `bmvcc_Artikel`, `bmvcc_Hersteller`, `bmvcc_organizationlocation`
Firmen, Kontakte und Relationen pflegen	CRM-Mitarbeiter, manuell oder aus Bexio	Datenoperator / CRM-Admin	Admin, regelmässiger Abgleich	Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_firma`, `bmvcc_kontakt`, `bmvcc_relation`
Bexio-Kontakte synchronisieren	Automatisch woechentlich (geplanter Flow)	System (Power Automate)	Admin / CRM-Leitung	Keine manuelle Ausloesung noetig; Connector-Authentifizierung erforderlich
Bexio-Relationen synchronisieren	Automatisch taeglich 04:00 (geplanter Flow)	System (Power Automate)	Admin / CRM-Leitung	Keine manuelle Ausloesung noetig; Connector-Authentifizierung erforderlich
Pruefberichte mit Geraeten verknuepfen	Manuell nach Importlauf oder Datenbereinigung	Datenoperator, Admin	Admin / Qualitaetskontrolle	Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_Pruefbericht`, `bmvcc_equipmentrecord`
Stammdaten-Mapping innerhalb von Dataverse	Manuelle Ausloesung bei Bedarf oder nach Migration	Admin, Datenoperator	Admin vor grossflaechigen Updates	Administratorzugriff mit UpdateOnlyRecord-Berechtigungen
Zeiterfassung	Business User (operative Erfassung)	alle Benutzer	Manager, Payroll-Team	Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_timetrackingentry`

Typische Rollendefinitionen¶

Admin: Umgebungsadministrator mit Systemzugriff, Berechtigungen fuer Flow-Trigger und Massenupdates
Datenoperator: uebt Mapping-Flows aus, pflegt Beziehungen, verifiziert Sync-Status
Business User: operative Nutzung der Apps, Zeiteintrag, Anfragen
System: Power Automate und automatisierte Flows

Offene fachliche Punkte¶

Aus dem Export lassen sich technische Strukturen gut erkennen, aber nicht alle fachlichen Regeln. Diese Punkte sollten fachlich noch explizit dokumentiert werden:

Wer darf welche Prozesse manuell ausloesen?
Welche Qualitaetskriterien gelten fuer Synchronisationsfehler?
Welche Felder sind fachlich fuehrend: Bexio oder Dataverse?
Wie werden Archivierung, Ablegereife und Statuswerte fachlich interpretiert?