# Fachliche Prozessdokumentation

## Zweck der Solution

Die Power-Platform-Solution `bmvcc` unterstuetzt die Betriebsmittelverwaltung auf Basis von Dataverse, Canvas Apps, Model-Driven Navigation, Bexio-Integration und Power-Automate-Flows.

Die Solution deckt insbesondere diese fachlichen Bereiche ab:

- Verwaltung von Geraeten und Betriebsmitteln
- Pflege von Artikeln und Herstellern
- Verwaltung von Firmen, Kontakten und deren Relationen
- Verarbeitung von Pruefberichten und Standortinformationen
- Zeiterfassung
- Synchronisation ausgewaehlter Stammdaten aus Bexio

## Fachliche Kernobjekte

| Bereich | Tabelle | Fachlicher Zweck |
| --- | --- | --- |
| Inventar | `bmvcc_equipmentrecord` | Verwaltung einzelner Geraete und ihres Status |
| Artikel | `bmvcc_Artikel` | Stammdaten zu Artikeln und Produktinformationen |
| Hersteller | `bmvcc_Hersteller` | Herstellerstammdaten |
| Kontakte | `bmvcc_Kontakt` | Personenbezogene Kontakte, insbesondere aus Bexio |
| Firmen | `bmvcc_firma` | Firmenkontakte und Organisationsdaten |
| Relationen | `bmvcc_relation` | Geschaeftsbeziehungen zwischen Kontakt und Firma |
| Pruefungen | `bmvcc_Pruefbericht` | Pruef- und Inspektionsdaten zu Geraeten |
| Standorte | `bmvcc_organizationlocation` | Standortstammdaten |
| Zeit | `bmvcc_timetrackingentry` | Zeit- und Aktivitaetserfassung |
| Steuerung | `bmvcc_syncconfig` | Status und Parameter fuer Synchronisationslaeufe |
| Fehler | `bmvcc_bexiosyncerror` | Protokollierung technischer oder fachlicher Sync-Fehler |

## Prozess 1: Betriebsmittel verwalten

### Zielbild Betriebsmittelverwaltung

Geraete und Betriebsmittel sollen zentral erfasst, gepflegt und fachlich mit Artikeln, Herstellern, Standorten und Pruefungen verbunden werden.

### Ablauf Betriebsmittelverwaltung

1. Ein Geraet wird in `bmvcc_equipmentrecord` angelegt oder importiert.
2. Das Geraet wird einem Artikel zugeordnet.
3. Hersteller- und Standortinformationen werden ueber Mapping-Flows oder direkte Pflege gesetzt.
4. Der fachliche Status des Geraets wird gepflegt.
5. Pruefungen und Pruefberichte werden mit dem Geraet verknuepft.

### Nutzen Betriebsmittelverwaltung

- Zentrale Sicht auf Inventar und Betriebsmittel
- Nachvollziehbarkeit von Standort, Hersteller und Artikelbezug
- Vorbereitung fuer Pruef- und Wartungsprozesse

## Prozess 2: Firmen, Kontakte und Relationen pflegen

### Zielbild Kontakt- und Firmenpflege

Firmen und Personen sollen mit ihren Beziehungen konsistent in Dataverse vorliegen, damit operative Prozesse und Auswertungen darauf aufbauen koennen.

### Ablauf Kontakt- und Firmenpflege

1. Firmen und Kontakte werden in Dataverse angelegt oder aus Bexio synchronisiert.
2. Die Beziehung zwischen Person und Firma wird in `bmvcc_relation` hergestellt.
3. Die Daten stehen anschliessend fuer Apps, Navigation und weitere Prozesse zur Verfuegung.

### Nutzen Kontakt- und Firmenpflege

- Einheitliche Stammdatenbasis fuer Kontakte und Firmen
- Nachvollziehbare Zuordnung zwischen Personen und Organisationen
- Grundlage fuer Synchronisation und Folgeprozesse

## Prozess 3: Bexio-Kontakte synchronisieren

### Zielbild Bexio-Kontaktsynchronisation

Kontakte und Firmen aus Bexio sollen regelmaessig nach Dataverse uebernommen und dort aktualisiert werden.

### Komponenten Bexio-Kontaktsynchronisation

- Custom Connector `BexioV3`
- Flow `BexioSynchKontakte`
- Tabellen `bmvcc_firma`, `bmvcc_Kontakt`, `bmvcc_syncconfig`, `bmvcc_bexiosyncerror`

### Ablauf Bexio-Kontaktsynchronisation

1. Der Flow liest die gueltige Konfiguration aus `bmvcc_syncconfig`.
2. Ueber den Bexio-Connector werden Kontakte aus Bexio geladen.
3. Der Flow vergleicht vorhandene Firmen und Kontakte in Dataverse.
4. Neue Datensaetze werden angelegt, vorhandene aktualisiert.
5. Laufstatus, Zeitstempel und Fehler werden zurueckgeschrieben.

### Nutzen Bexio-Kontaktsynchronisation

- Reduzierung manueller Doppelpflege
- Aktuelle Kontakt- und Firmendaten in Dataverse
- Transparenz ueber erfolgreiche und fehlerhafte Laeufe

## Prozess 4: Bexio-Relationen synchronisieren

### Zielbild Bexio-Relationssynchronisation

Die Beziehungen zwischen Bexio-Kontakten und Firmen sollen in Dataverse als Relationen abgebildet werden.

### Komponenten Bexio-Relationssynchronisation

- Custom Connector `BexioV3`
- Flow `BexioSynchRelation`
- Tabellen `bmvcc_relation`, `bmvcc_Kontakt`, `bmvcc_firma`, `bmvcc_syncconfig`, `bmvcc_bexiosyncerror`

### Ablauf Bexio-Relationssynchronisation

1. Der Flow wird taeglich ausgefuehrt.
2. Er liest Kontakt-Firmen-Beziehungen aus Bexio.
3. Bereits vorhandene Kontakte und Firmen werden in Dataverse abgeglichen.
4. Neue Relationen werden angelegt, bestehende aktualisiert.
5. Fehler werden protokolliert und optional ueber Teams gemeldet.

### Nutzen Bexio-Relationssynchronisation

- Konsistente Abbildung externer Beziehungen im internen Datenmodell
- Bessere Nutzbarkeit der CRM-Daten innerhalb der Apps

## Prozess 5: Pruefberichte mit Geraeten verknuepfen

### Zielbild Pruefberichtszuordnung

Pruefberichte sollen automatisiert dem richtigen Geraet zugeordnet werden.

### Komponenten Pruefberichtszuordnung

- Tabellen `bmvcc_Pruefbericht` und `bmvcc_equipmentrecord`
- Flows `bmvcc-GeraetePruefberichtMapTabelle` und `bmvcc-GeraetePruefberichtMapTabelleV2`

### Ablauf Pruefberichtszuordnung

1. Pruefberichte mit vorhandener Device-ID werden gelesen.
2. Passende Geraete werden in Dataverse gesucht.
3. Die Lookup-Beziehung vom Pruefbericht auf das Geraet wird gesetzt.
4. Erfolgreiche und fehlerhafte Zuordnungen werden gezaehlt.

### Nutzen Pruefberichtszuordnung

- Eindeutige Verbindung von Inspektionsdaten mit Inventardaten
- Bessere Rueckverfolgbarkeit von Pruefungen pro Geraet

## Prozess 6: Stammdaten-Mapping innerhalb von Dataverse

Mehrere manuelle Flows unterstuetzen die Nachpflege oder Migration von Beziehungen innerhalb des Datenmodells.

| Flow | Fachlicher Zweck |
| --- | --- |
| `bmvcc-GeraeteArtikelMapTabelle` | Artikelbezug auf Geraeten setzen oder korrigieren |
| `bmvcc-GeraeteStandortMapTabelle` | Standortbezug auf Geraeten setzen oder korrigieren |
| `bmvcc-HerstellerArtikelMapTabelle2` | Herstellerbezug auf Artikeln setzen oder korrigieren |
| `bmvcc-HerstellerBusinessunitsetzen` | Besitz-/Zuordnungsdaten fuer Hersteller in Zielumgebung setzen |

## Prozess 7: Zeiterfassung

### Zielbild Zeiterfassung

Arbeits- und Aktivitaetszeiten von Mitarbeitenden sollen als Dataverse-Datensaetze erfasst werden.

### Komponente Zeiterfassung

- Tabelle `bmvcc_timetrackingentry`
- Haupt-Canvas-App `bmvcc`

### Nutzen Zeiterfassung

- Operative Zeiterfassung in derselben Plattform wie die Betriebsmittelverwaltung
- Potenzielle Grundlage fuer Auswertungen oder Freigabeprozesse

## Beteiligte Benutzeroberflaechen

| App | Rolle |
| --- | --- |
| `bmvcc` | Hauptanwendung fuer operative Pflege von Geraeten, Artikeln, Kontakten, Standorten, Pruefberichten und Zeitdaten |
| `bexiokontakte` | Fokussierte App fuer Firmen- und Relationsdaten im Bexio-Kontext |
| `test1` | Test- oder Prototyp-Anwendung fuer Geraetedaten |

## Rollen und Verantwortlichkeiten

Die folgende Matrix dokumentiert, wer fuer die Planung, Ausloesung und Aufsicht der einzelnen Prozesse verantwortlich ist:

| Prozess | Verursacher/Trigger | Ausloeser-Rolle | Aufsicht/Review | Notwendige Berechtigungen |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| **Betriebsmittel verwalten** | Business User, Einkauf, Lager | Datenoperator / Lagerbestaende | Admin vor Batchveraenderung | Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_equipmentrecord`, `bmvcc_Artikel`, `bmvcc_Hersteller`, `bmvcc_organizationlocation` |
| **Firmen, Kontakte und Relationen pflegen** | CRM-Mitarbeiter, manuell oder aus Bexio | Datenoperator / CRM-Admin | Admin, regelmässiger Abgleich | Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_firma`, `bmvcc_kontakt`, `bmvcc_relation` |
| **Bexio-Kontakte synchronisieren** | Automatisch woechentlich (geplanter Flow) | System (Power Automate) | Admin / CRM-Leitung | Keine manuelle Ausloesung noetig; Connector-Authentifizierung erforderlich |
| **Bexio-Relationen synchronisieren** | Automatisch taeglich 04:00 (geplanter Flow) | System (Power Automate) | Admin / CRM-Leitung | Keine manuelle Ausloesung noetig; Connector-Authentifizierung erforderlich |
| **Pruefberichte mit Geraeten verknuepfen** | Manuell nach Importlauf oder Datenbereinigung | Datenoperator, Admin | Admin / Qualitaetskontrolle | Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_Pruefbericht`, `bmvcc_equipmentrecord` |
| **Stammdaten-Mapping innerhalb von Dataverse** | Manuelle Ausloesung bei Bedarf oder nach Migration | Admin, Datenoperator | Admin vor grossflaechigen Updates | Administratorzugriff mit UpdateOnlyRecord-Berechtigungen |
| **Zeiterfassung** | Business User (operative Erfassung) | alle Benutzer | Manager, Payroll-Team | Schreib- und Lesezugriff auf `bmvcc_timetrackingentry` |

### Typische Rollendefinitionen

- **Admin**: Umgebungsadministrator mit Systemzugriff, Berechtigungen fuer Flow-Trigger und Massenupdates
- **Datenoperator**: uebt Mapping-Flows aus, pflegt Beziehungen, verifiziert Sync-Status
- **Business User**: operative Nutzung der Apps, Zeiteintrag, Anfragen
- **System**: Power Automate und automatisierte Flows

## Offene fachliche Punkte

Aus dem Export lassen sich technische Strukturen gut erkennen, aber nicht alle fachlichen Regeln. Diese Punkte sollten fachlich noch explizit dokumentiert werden:

- Wer darf welche Prozesse manuell ausloesen?
- Welche Qualitaetskriterien gelten fuer Synchronisationsfehler?
- Welche Felder sind fachlich fuehrend: Bexio oder Dataverse?
- Wie werden Archivierung, Ablegereife und Statuswerte fachlich interpretiert?